Datenschutz, Compliance und Arbeitsrecht – ein Leitfaden für eine sorgenfreie Weihnachtszeit!

Liebe Mandanten,

das Jahr 2023 neigt sich dem Ende zu, und das bietet uns eine schöne Gelegenheit, nicht nur herzliche Feiertagsgrüße zu übermitteln, sondern auch wichtige Aspekte von Datenschutz, Compliance und Arbeitsrecht im Zusammenhang mit der Weihnachtszeit zu beleuchten.

Unser neuer #Newsletter ist gefüllt mit praktischen Ratschlägen, die Sie dabei unterstützen, im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben zu handeln. Wir beleuchten insbesondere, worauf Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier achten sollten.

1. Weihnachtskarten und Datenschutz – was gibt es zu beachten?
2. Compliance bei Geschenken
3. Arbeitsrechtliche Überlegungen zur Weihnachtsfeier:

1. Weihnachtskarten und Datenschutz – was gibt es zu beachten?

Der traditionelle Versand von Grußkarten und schriftlichen Glückwünschen ist eine schöne Geste, die jedoch mit #Datenschutzüberlegungen einhergehen sollte.

Für den Versand von Weihnachtskarten sind der Name und die Adresse des Empfängers erforderlich, welche als personenbezogene Daten gelten. Um diese verwenden zu dürfen, ist eine rechtliche Grundlage notwendig. Konkret bedeutet das, dass Sie solche Grüße verschicken dürfen, wenn eine Rechtsgrundlage Ihrerseits als Absender für die Datenverarbeitung vorliegt.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht kann das postalische Versenden von Weihnachtsgrüßen auf das berechtigte Interesse des Absenders gestützt werden (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)). Unternehmen haben ein berechtigtes Interesse an der Pflege der Geschäfts- und Kundenbeziehungen.

Um vollständig im Einklang mit den #Datenschutzbestimmungen zu handeln, können Sie auf der Weihnachtskarte auf die #Datenschutzgrundverordnung hinweisen. Auf diese Weise erhalten Ihre Geschäftspartner*innen oder Kund*innen detaillierte Informationen über die Datenverarbeitung. Die angeschriebenen Personen haben jederzeit das Recht, der postalischen Werbung zu widersprechen.

Eine Ausnahme von Art. 6 DSGVO liegt beim postalischen Versand von Weihnachtsgrüßen an eine juristische Person, wie einem Unternehmen, vor. Da der Versand an eine juristische Person keine personenbezogenen Daten enthält, fällt er nicht unter die DSGVO.

Beim Versand von Weihnachtsgrüßen per E-Mail ist Vorsicht geboten. Hierfür benötigen Sie eine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers zum Erhalt von (Werbe-)E-Mails. Diese muss durch ein Double-Opt-In-Verfahren eingeholt werden und ist entsprechend zu dokumentieren. Das Double-Opt-In stellt ein Verfahren dar, bei dem der Nutzer sich selbst aktiv mit der eigenen E-Mail-Adresse in einen Verteiler einträgt und anschließend eine Bestätigungs-E-Mail erhält, bei der er die Möglichkeit hat, die Anmeldung zu bestätigen. Erst durch diese Bestätigung ist das Double-Opt-In-Verfahren abgeschlossen.

Nur in wenigen Fällen kann der Versand von Weihnachtsgrüßen auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden. Nach § 7 Abs. 3 UWG kann ein berechtigtes Interesse dargelegt werden, wenn ein Unternehmen die E-Mail-Adresse vom Kunden im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten hat, die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, der Kunde dieser Verwendung nicht widersprochen hat und bereits bei Erhebung der E-Mail-Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wurde, dass der Kunde der Verwendung jederzeit widersprechen kann. Diese Voraussetzungen müssen jedoch kumulativ vorliegen. Zudem muss die Widerrufsmöglichkeit am Ende der E-Mail eingebunden werden.

Eine Alternative könnte darin bestehen, Weihnachtsgrüße im Rahmen eines regulären Newsletters (für den ebenfalls eine Einwilligung erforderlich ist) zu integrieren.

2. Compliance bei Geschenken

Geschenke von oder an Geschäftspartner*innen und Kund*innen ist vor allem in der Weihnachtszeit ein beliebtes Thema. Die Einhaltung von Compliance-Regeln in diesem Zusammenhang ist entscheidend. Doch was gibt es beim Schenken zu beachten?

Dos:

• Klare Richtlinien implementieren: Schaffen Sie klare und leicht verständliche Richtlinien, die den Umgang mit Geschenken für alle Mitarbeiter*innen regeln. Dies schafft Transparenz und erleichtert die Einhaltung. Setzen sie hierbei klare und angemessene Grenzen für den Wert von Geschenken, um sicherzustellen, dass sie symbolisch und nicht als potenzielle Bestechung betrachtet werden. Viele Unternehmen orientieren sich an einer Wertgrenze von 35 Euro.
• Überwachung und Überprüfung: Implementieren Sie Mechanismen zur Überwachung und Überprüfung von Geschenkpraktiken, um sicherzustellen, dass die Richtlinien effektiv umgesetzt werden.
• Dokumentation von Geschenken: Implementieren Sie einen Prozess zur #Dokumentation jeglicher Vergabe oder Annahme von Geschenken über einem bestimmten Wert. Dies fördert die Transparenz und erleichtert interne Überprüfungen.

Don’ts:

• Unklare Geschenkgrenzen akzeptieren: Vermeiden Sie unklare oder zu großzügige Geschenkgrenzen, da dies Raum für Interpretation und potenziellen Missbrauch schaffen kann.
• Bestechungsrisiken ignorieren: Vernachlässigen Sie nicht die möglichen Bestechungsrisiken, die mit unangemessenen Geschenken verbunden sein können. Jeder/Jede Mitarbeit*in sollte verstehen, dass Geschenke nicht dazu dienen dürfen, Einfluss zu nehmen.
• Vermeiden Sie Geldgeschenke oder Gutscheine.

Nicht jede Zuwendung ist automatisch eine (versuchte) Bestechung. Das Thema sollte mit einem gesunden Menschenverstand angegangen werden: Entscheidend ist, ob eine konkrete Gegenleistung erwartet wird oder ob durch eine freundliche und passende Geste lediglich die Wertschätzung der Geschäftsbeziehung zum Ausdruck kommen soll.

3. Arbeitsrechtliche Überlegungen zur Weihnachtsfeier:

Inmitten der festlichen Vorweihnachtszeit wirft so manche/r Arbeitnehmer*in einen skeptischen Blick auf die betriebliche Weihnachtsfeier. Ist Anwesenheit Pflicht? Gibt es Geschenke, und wer haftet, wenn der Glühwein seine Wirkung entfaltet?

Anwesenheitspflicht?

Weihnachtsfeiern finden gewöhnlich außerhalb der normalen Arbeitszeit statt. Doch auch wenn die Feierlichkeit während den üblichen Arbeitszeiten stattfindet, lautet die Antwort: Nein, die betriebliche Weihnachtsfeier ist keine Pflichtveranstaltung. Aber Achtung: Während der Arbeitszeit befreit sie nur die Teilnehmer von der Arbeit. Die Weihnachtsfeier gehört dann zur Arbeitszeit. Die Ferngebliebenen müssen ihre Arbeit – wie gewohnt – antreten.

Soll die Zeit der Weihnachtsfeier nachgeholt werden, muss der Arbeitgeber dies vorher anordnen und den Betriebsrat miteinbeziehen, da sich dadurch die Arbeitszeitverteilung ändert.

Ist ein Unfall auf der Weihnachtsfeier versichert?

Eine ausgelassene Stimmung und der Alkoholkonsum können zu Sach- und Personenschäden führen. Wenn die Feier vom Arbeitgeber veranstaltet oder ausdrücklich erlaubt ist, dann sind Arbeitnehmer*innen über die gesetzliche Unfallversicherung versichert. Verletzt sich also jemand auf der Tanzfläche, handelt es sich um einen Arbeitsunfall.

Doch Vorsicht: Privates Weiterfeiern nach der offiziellen Party kann den Schutz aufheben. Zu viel Glühwein? Dann könnte auch der Versicherungsschutz flöten gehen.

Unprofessionelles Verhalten – auch auf der Weihnachtsfeier?

Auf einer Weihnachtsfeier herrscht oft eine gute Stimmung. Doch gerade beim Alkoholkonsum sollte man aufpassen. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber den Alkoholkonsum auf der Weihnachtsfeier verbieten. Ist ein Betriebsrat vorhanden, ist dahingehend eine Betriebsvereinbarung nötig. Aber selbst, wenn der Alkoholkonsum nicht verboten ist, sollte jedem/jeder Arbeitnehmer*in bewusst sein, dass die Weihnachtsfeier kein rechtsfreier Raum ist! Fehltritte gegenüber Kollegen und Vorgesetzen haben Konsequenzen – sowohl arbeitsrechtliche als auch strafrechtliche. Auch wenn die Feier außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, kann der Arbeitgeber den/die Arbeitnehmer*in abmahnen oder sogar kündigen, wenn das Verhalten des/der Arbeitnehmer*in sich auf den betrieblichen Ablauf auswirkt und den Betriebsfrieden stört. Dies kann beispielsweise bei einer Beleidigung oder einer sexuellen #elästigung der Fall sein.

Glas zu viel, Schlaf zu wenig – Arbeitspflicht am nächsten Tag?

Wer feiern kann, kann auch arbeiten – so der Grundsatz. Zuspätkommen oder Arbeitsunfähigkeit am nächsten Tag sind keine Ausreden. Besondere Regelungen müssen vorher abgesprochen werden. Die Weihnachtsfeier als Überstunden anrechnen? Nicht möglich.

Ho Ho Ho! 🎅🏻

Das Jahr neigt sich dem Ende zu, und wir möchten damit nochmals die Gelegenheit nutzen, um Ihnen herzlich für Ihr Vertrauen und die Zusammenarbeit zu danken. In diesem besonderen Jahr haben wir gemeinsam Herausforderungen gemeistert und Erfolge gefeiert.

In der festlichen Jahreszeit, die von Wärme und Gemeinschaft geprägt ist, senden wir Ihnen unsere besten Wünsche. Möge das kommende Jahr Ihnen Freude, Erfolg und vor allem Gesundheit bringen.

Unsere Kanzlei bleibt bestrebt, Ihnen auch im neuen Jahr kompetente rechtliche Unterstützung zu bieten. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen neue Projekte anzugehen und erfolgreich umzusetzen.

Frohe Weihnachten, besinnliche Feiertage und einen gelungenen Start ins neue Jahr wünscht Ihnen das gesamte Team der Kanzlei Krüger. Wir danken Ihnen herzlich für die angenehme Zusammenarbeit und freuen uns auf ein erfolgreiches Jahr 2024 mit Ihnen. 💙